Elementos y Fases del proceso de Organización

Elementos que componen a una organización

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos: 

• Grupo humano.
• Recursos.
• Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son:

• La división del trabajo.
• El proceso de dirección.
• La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano.

Los elementos mencionados interactúan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados".

Con estos conceptos, podemos definir a la organización como:

"Un sistema social integrado por personas y grupos que interactúan con recursos y desarrollan actividades (para ir cumpliendo metas), porque tienen fines y objetivos por alcanzar".

En la siguiente imagen se muestra los elementos que componen la organización

Fases del proceso de Organización

• División del Trabajo Es la separación y delimitación de las actividades , con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo , dando lugar a la especialización y el perfeccionamiento en el trabajo. División del trabajo Para dividir el trabajo es Jerarquización necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas Departamentalización Descripción de funciones , actividades y obligaciones.
  
  
• Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por un ordende rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La Jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen ente sin con precisión.
  
  
• Departamentalización La división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades con base en su similitud. 

1. Listar todas las funciones de la empresa
2. Clasificarlas
3. Agrupar según orden jerárquico
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y de las funciones involucradas.

  Se aplican de acuerdo con la situación especifica de cada empresa. Los mas usuales son los siguientes:

- Funcional, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia personal. Es común en la empresas industriales.

- Por productos, es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos.La Departamentalización se hace en un producto o grupo de productos relacionados entre si.

- Geográfico o Por Territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades realizan actividades por sectores alejados físicamente y cuando el tramo de operaciones y personal supervisado es muy extenso y esta disperso en áreas muy grandes.

- Clientes, consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores . Por lo general se aplica en empresascomerciales, principalmente en almacenes y en determinadosmercados.

- Por procesos o equipo. El proceso o equipo puede servir de base para crear unidades departamentales sobre todo si presenta ventajas económicas ,de eficiencia, ahorro de tiempo ,ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo .Un claro ejemplo es la división de una planta automotriz por que cadauna de las etapas como : fundición , ensamble pintura , tapizado , tienesu propio departamento.

- Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza en niveles intermedios einferiores .Es necesario por razones técnicas o económicas , si seaplica este tipo de departamentalización es necesario hacerlo porsecuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.

• Descripción de funciones , actividades y obligaciones. Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Esta es la ultima etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades. 

• Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Cuando se realizan adecuadamente las funciones administrativas y se da la debida atención a sus interrelaciones, el resultado es una combinación de esfuerzos bien integrados y balanceados de un grupo de trabajo. 

Gráficamente quedaría de esta manera:

Bibliografías:

http://www.lawebdelemprendedor.com.ar/organizaciones/70-elementos-org.html

http://www.slideshare.net/JeffFloresFerrer/etapas-de-la-organizacion

Organigramas y Mapa Mental

Organigrama de una Empresa

Descarga de archivo original .*pptx

Organigrama con por lo menos 5 áreas TIC

Descarga de archivo original .*pptx

 

Gerente General:  Director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

 

Gerente TICs: Encargado de la planeación, organización, control y ejecución de los objetivos de informática y de sistemas, además debe suplir las necesidades de tecnologías informáticas dentro de la organización, proponer políticas y estrategias que permitan el buen manejo de la información financiera de la empresa.

 

Jefe de Desarrollo: Persona encargada de coordinar, y dar un buen seguimiento a la construcción de los proyecto en cuanto al diseño gráfico y base de datos.

 

Jefe de Mantenimiento: Persona encargada de gestionar el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de computación y redes en la organización.

 

Jefe de Calidad: Persona encargada de coordinar todo lo referente a la calidad en la seguridad de datos, calidad en servicios y productos dentro de la empresa y su publicidad.

 

Diseñador Gráfico: Persona encargada de la imagen corporativa de la empresa y empresas a las que se les da el servicio.

 

Base de Datos: Persona encargada de la infraestructura de las bases de datos DML y DDL.

 

Técnico en Redes: Encargado de la conexión entre computadoras, impresoras y demás dispositivos, tanto dentro de la empresa, como en el servicio requerido.

 

Mantenimiento de Cómputo: Persona encargada de gestionar el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de computación y redes en la organización.

Administrador de Seguridad: Encargado de que se cumplan las leyes establecidas para la seguridad de los datos dentro de la empresa u organización.

 

Calidad de Productos y Servicios: Encargado de monitorear y aplicar los estándares de calidad ISO en procesos y productos como lo son el Software, entre otros.

 

Marketing: Encargado de las estrategias para dar a conocer al público consumidor el producto o servicio de la empresa u organización.

 

 

Mapa mental Organización de las Empresas

Archivo Original hecho en Xmind

 

 

 

 

Formas de organización del trabajo

En las últimas décadas asistimos a cambios sustanciales, donde el modelo fordista-taylorista de organización del desarrollo de la producción ha venido siendo desplazado por nuevas formas de organización del trabajo, las que han sido denominadas como, neofordismo, postfordismo, especialización flexible. Estos cambios, junto con la reestructuración económica y política, parecen estar configurando una respuesta a la crisis capitalista, en vistas a recuperar los niveles de productividad perdidos.

Si bien no se puede hablar que las formas de organización del trabajo tuvieron una correlación directa en el campo educativo, la presencia de muchos conceptos y prácticas nos dan cuenta que influyeron e influyen en sus conceptualizaciones y prácticas.

Con el discurso fordista-taylorista se introducen en la educación el saber parcializado, los refuerzos positivos y negativos, el control individualizado de cada alumno, el rendimiento, determinadas maneras de selección y de formación. Con el nuevo modelo, la educación adquiere nuevas exigencias de “flexibilidad y capacidad de adaptación”, que deben tener las organizaciones escolares, los técnicos, directivos y docentes para poder ofrecer respuestas ante las contingencias imprevisibles, situaciones singulares o demandas de sus potenciales clientes.

Russell Ackof, Contribuciones, 5 visiones y misiones, Procesos y elementos de la planificación según Ackoff

¿Quién es Russell Ackoff?

 



El Pro­fe­sor Rus­sell Ack­off ha sido descrito como un hom­bre del renacimiento, arqui­tecto, plan­i­fi­cador de ciu­dades, filó­sofo, cien­tí­fico del com­por­tamiento, pio­nero en el campo de la operación orga­ni­za­cional, pre-eminente autori­dad en el campo de la teoría de sis­temas orga­ni­za­cionales, autor exi­toso.

 

Recono­cido inter­na­cional­mente como un académico prag­mático, Russ, como fue cono­cido por todos, dedicó la mayor parte de su vida pro­fe­sional a la “dis­olu­cion” de prob­le­mas sociales com­ple­jos y orga­ni­za­cionales con la participación de todos los stake­hold­ers en el dis­eño de las soluciones.

 

*Manuel Gross (2009, noviembre,10) Recuperado el 23/Feb/2014 de: http://manuelgross.bligoo.com/content/view/656637/Russell-Ackoff-Consultor-Empresarial-y-Pensador-de-Sistemas-1919-2009.html

 

Contribuciones a la planeación estratégica

 

De entre las múltiples aportaciones académicas y profesionales del doctor Russell L. Ackoff destacan sus ideas sobre sistemas. Al cumplir 80 años de vida en 1999, el doctor Ackoff alcanza cerca de 60 años de trabajo académico y profesional fecundo, apenas resumido en mas de 260 publicaciones entre los que destacan alrededor de 15 libros.

Sus  aportaciones han evolucionado y se han desarrollado a lo largo de todos estos años, impactando de manera fundamental diversas áreas de la actividad humana, social y científica. Partiendo de la arquitectura (área en que hizo sus estudios de licenciatura), en sus estudios de posgrado bajo la guía y compañerismo de Edgar Singer Jr. y de West C. Churchman, inició su formación y camino en filosofía y filosofía de la ciencia. Esta formación siempre ha matizado todos sus desarrollos.

En los años 50´s publicó para la Universidad de Chicago uno de los primeros libros sobre metodología de la investigación social (Design of Social Research).

Conjuntamente con Churchman, Ackoff está considerado uno de los fundadores de la Investigación de Operaciones y de las Ciencias de la Administración, que florecieron desde  fines de los años 50´s  y  los 60´s.

A partir de los fines de los años 60´s y principios de los 70´s, sus ideas y acciones académicas y profesionales evolucionaron en dos caminos complementarios. Su preocupación por el futuro y por los sistemas sociales se amplió y se comenzó a explicitar en sus conceptos  de planeación y en la ciencia  de los sistemas sociales.

A lo largo de todos estos años, los conceptos  de sistemas fueron por él, si no creados, enriquecidos con nuevos modos de formalización. Fueron así desarrollados y aplicados diversos  conceptos de sistemas, que  se han constituido  en una de las aportaciones precursoras y pilares fundamentales del movimiento de sistemas.

 

*(2006, Abril,20) Recuperado el 23/Feb/2014 de: http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistemas_caf%C3%A9_academico.pdf

5 Misiones y 5 visiones de organizaciones

 

VISIÓN: El INEA es institución líder y rectora en educación de adultos en México, reconocida internacionalmente. Coordina un Sistema Nacional que vincula e integra esfuerzos de toda la sociedad en la prestación de servicios educativos para el desarrollo de las personas a partir de una perspectiva de formación permanente para la vida y el trabajo.

 

MISIÓN: Somos la Institución pública que promueve y desarrolla servicios de alfabetización, educación primaria y secundaria para que jóvenes y adultos incrementen sus capacidades, eleven su calidad de vida y contribuyan a la construcción de un país mejor.

 

 

VISIÓN:Consolidarse como una de las compañías mexicanas proveedoras de tecnología más exitosas e innovadoras del país, brindando una solución completa a sus clientes basados en la excelencia en el servicio.

 

MISIÓN: Sumitel es una empresa 100% mexicana comprometida con su país creando empleos en diferentes puntos geográficos. Empresa dedicada a la venta y distribución de tecnología, que ofrece la mejor experiencia al cliente y distribuidor satisfaciendo sus expectativas de calidad, flexibilidad, costo-beneficio, servicio y soporte técnico, a través del desarrollo de su capital humano con conocimiento, talento profesional y actitud positiva.

VISIÓN: Somos una institución de Nivel Superior reconocida internacionalmente por sus Programas Educativos Certificados y Acreditados, vinculados con los sectores Productivo y Social, quienes reconocen la calidad de sus egresados.

 

MISIÓN: Formar Profesionistas Universitarios competitivos, mediante un modelo de Educación Superior Tecnológica de Calidad e Innovador, con Programas Educativos basados en competencias logrando con ello contribuir al Desarrollo de la Sociedad y la calidad de vida del egresado.

 

VISIÓN: Nuestra Visión es ser una empresa de calidad total, que se encuentre a la vanguardia, para satisfacer ampliamente a sus clientes, proveedores y empresas representadas y así mejorar la calidad de vida principalmente de la familia FUJIFILM DE MEXICO S.A. DE C.V., y de esta manera contribuir al desarrollo profesional del país.

 

MISIÓN: Nuestra Misión es satisfacer con calidad, ética y honestidad todas las necesidades y expectativas .

• De Nuestros clientes, en cuanto a productos y servicios.
• De nuestros empleados (asociados), en relación a su permanente desarrollo integral.
• De nuestros proveedores, sobre el desarrollo armónico y complementario entre empresas.
• De las empresas representadas, en cuanto a su participación en el mercado.
• De nuestros socios, en materia de rentabilidad, productividad y crecimiento.
• De la sociedad, en función a la contribución que lo anterior tiene en la productividad empresarial, en la actividad cultural y en la creación de empleos.



VISIÓN: Ser una empresa competitiva con capacidad de satisfacer las necesidades del sector del helado y la paleta en el mercado nacional e internacional.

 

MISIÓN: Producir maquinaria y accesorios con altos niveles de calidad para ofrecer un servicio integral a la industria del helado y la paleta.

 

Procesos y elementos de cada uno de los elementos de la planificación según Russell Ackoff.







Formulación de la problemática. Definir el conjunto de amenazas y oportunidades (¿Cómo fue? ¿Qué es y qué tiende a ser?) Puede recurrirse a diagramas de flujo (fluxogramas) para comprender las relaciones de causa y efectos entre los elementos intervinientes.

 

Planificación de Fines. Diseño del futuro deseable. Tres tipos de fines:

- Ideales: es un fin que nunca podrá alcanzarse, pero al cual se quiere tender.

- Objetivos: es un fin que puede alcanzarse en el largo plazo.

- Metas: es un fin que puede conseguirse en el corto plazo.

 

Pasos a seguir:

- Redactar una misión en la que se defina la razón de ser de la organización, sus fines últimos, ideales junto con la formulación de las problemáticas.

- Especificar las propiedades que ha de poseer la organización y su comportamiento con base en una perspectiva ideal.

- Elaborar un diseño idealizado.

- Formular la aproximación más cercana a este ideal.

- Identificar las brechas entre esa aproximación y el estado de las cosas.

 

Planificación de Medios Tipos de medios

- Actos : comportamientos emprendidos de una vez.

- Cursos de acción o procedimientos : son acciones que se emprenden de manera secuenciada o simultánea y se dirigen a un resultado específico.

- Prácticas: son acciones o cursos de acción repetidos.

- Procesos: son cursos de acción que se aplican de principio a fin.

- Proyectos: son sistemas simultáneos que se dirigen a obtener un resultado acotado.

- Programas: son sistemas de proyectos dirigidos a obtener un conjunto de resultados, de más larga duración que los proyectos.

- Políticas: son reglas para la selección o exclusión de medios.

 

Planificación de Recursos Cinco tipos de recursos:

- Dinero

- Bienes de capital (planta y equipo)

- Gente

- Suministros e insumos

- Datos, Información Conocimientos y Sabiduría.

 

En cada caso debe preguntarse: ¿Cuánto se necesitará, dónde y cuándo? ¿De Cuánto se dispondrá en el tiempo y lugar requerido? ¿Cómo considerar la escasez y el exceso?

 

Planificación financiera: Modelos de ventas, costos, requerimientos de capital, de disponibilidad de fondos.

Planificación RRHH: Formular descripciones de puestos.

Implementación y control Planilla de registro de decisiones:
- Fecha
- Responsable a cargo Información utilizada
- Descripción del tema
- Participantes de la toma de decisiones
- El tema es oportunidad o peligro
- Descripción del proceso de toma de decisión
- Resultado del proceso
- Argumentos a favor y en contra
- Plan de implementación de la decisión y sus responsables
- Consecuencias o efectos esperados y cuando se esperan (y supuestos en los que se basan las expectativas)
- Observaciones e información adicional

 

*Andrés Ricardo Schuschny (2007) Recuperado de: http://www.slideshare.net/schuschny/clase-5-la-planificacin-segn-rusell-ackoff

Visión, Síntesis DAFO y Formulación de Estrategias

¿Qué es la visión?

Son ideas generalizadas para determinar referencias de las organizaciones y lo que se pretende lograr en un futuro no mayor a 5 años dependiendo, definida por los altos mandos de la organización y de manera textual puesto que debe tener un toque motivador por que será conocida por todos los integrantes del proyecto o empresa.

¿Cuáles son los fines que persigue la formulación de la Visión?

Direcciona al proyecto o empresa hacia el futuro, proyectando una visión de cómo se verán como futura empresa dependiendo del tipo y tamaño del proyecto o empresa.

Menciona para qué sirve la misión

Sirve como guía para la planeación de estrategias que irán de la mano con el objetivo y la misión, cuyos resultados serán medidos mediante índices de gestión.

¿Qué es DAFO y para qué sirve el direccionamiento estratégico?

Cada letra de DAFO significa individualmente Debilidad, Amenaza, Fortaleza y Oportunidad y la estrategia de esta se basa en convertir las amenazas en oportunidades, el aprovechamiento de las fortalezas así mismo saber cómo anticipar los efectos que pudieran causar una amenaza y previniendo los efectos provocados por el descuido de una debilidad.

Todo esto se puede lograr manteniendo como indispensable obtener la información y procesarla sobre el entorno para así tratar de identificar con qué amenazas y oportunidades además de monitorear fortalezas y debilidades.

Es importante tomar en cuenta la cuestión ¿Hacia dónde van las empresas?,  y para su respuesta debe existir un direccionamiento estratégico de la empresa, mediante el cual se conoce el grado de conocimiento y expansión así como la generación de utilidades que le permitirán mantenerse en el mercado a través del tiempo, esto determina las metas y  señala direcciones, mismos que le dan ventaja a la empresa para competir y sobresalir en el mercado.

Son importantes las buenas políticas que rigen la empresa porque son el punto de partida para mejorar y lograr importantes cambios apuntalando honestidad, prioridad, capacidades, respeto y responsabilidades entre directivos y empleados.

Formulación de Estrategias

Planeación Estratégica como su nombre lo dice, es un proceso en el cual se procesa información interna y externa de una organización para evaluarse en el mercado presente para anticiparse y dirigir el direccionamiento de la organización en un futuro, la cual es comprendida por los siguientes elementos:

•          Estrategas
•          Direccionamiento
•          Diagnóstico
•          Formulación Estratega
•          Auditoría estratega

Las opciones elegidas para las estrategias, se convertirán en planes de acción concretos con asignación de responsabilidades, mismos que serán proyectados en tiempos definiendo objetivos, área funcional así como el plan. Los proyectos estratégicos y los planes de acción deben reflejarse en el presupuesto estratégico.

Formato del compuesto del presupuesto estratégico

Siete hábitos de la gente más efectiva (Segundo hábito)

Empezar con un fin en mente (segundo hábito)

Este hábito de efectividad, refleja el liderazgo personal y satisface plenamente la necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia. Este es el hábito de la primera creación o creación mental, el que resulta esencial en cada persona para comprender el cumplimiento de su misión existencial.  

Las observaciones y estudios realizados acerca de la visión de futuro revelan que esta es en verdad 

extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R. Covey, el poder de una visión de futuro, es increíble. La literatura mundial abunda en casos que demuestran la manera en que la visión de futuro posibilita el cumplimiento de los propios objetivos.  

Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que es el hábito del liderazgo personal, son los siguientes: 

1. Decida y actúe iluminándose con su propia visión de futuro.
2. Dirija su vida previendo su rumbo futuro.
3. Contraste sus decisiones y acciones con su misión personal y realice los ajustes que correspondan.
4. Acepte que su vida tiene un sentido pero, reconozca también que es usted quien tiene que descubrirlo.
5. Identifique los principios y valores que orientan su propia vida.
6. Determine el sentido de su vida y comprométase con el mismo.
7. Lidere su vida trazando el rumbo que recorrerá hoy y mañana.

En lo personal...

Este hábito me llamó mucho la atención ya que lo he llevado a cabo en mi vida y me ha funcionado bien, ya que crecí en un seno familiar donde las oportunidades fueron demasiado limitadas, entonces comenzar a soñar ya es un gran paso para lograr un objetivo y así mismo visualizarte a futuro y lo más importante siempre visualizarte haciendo algo que realmente te gustaría hacer y los alcances que podrías llegar a tener si lo lograras, aferrándose a que se puede lograr pensándolo positivamente, aunque no está de más "Afilar la sierra" como lo dice el séptimo hábito, ya que puede haber tropiezos en el trayecto del logro de la meta y muchas veces será necesario tomar un pequeño descanso para ajustar algunos detalles y seguir con la meta.

Fuente: http://www.tideca.net/content/los-7-h%C3%A1bitos-de-la-gente-altamente-efectiva-autor-stephen-r-covey-resumen-3

Matthew

Mi nombre es Mario López, para algunos soy Mario, para otros Matthew y para la familia de mi madre soy Toño.

¿A qué me dedico?

Actualmente estudio el 8vo cuatrimestre de la ingeniería en Tecnologías de la Información y Comuniación en la Universidad Tecnológica de Morelia,  y  llevo casi 8 años trabajo como encargado del área de captura (Informática) en el Instituto Nacional para la Educación de los Adultos, Coordinación de Zona 05 Morelia.

Mis hobbies 

Me super encanta la música especialmente el rock en todos sus subgéneros me hubiera encantado ser músico, pianista, violinista o algún instrumento de viento, me gustan los idioma y quisiera un día dominar el Inglés, Alemán y Francés, me gusta la tecnología, enterarme de las novedades. Me gusta leer artículos que hablen sobre curiosidades en el mundo de todo tipo de temas, no suelo leer un libro completo de literatura, pero leo acerca de bandas de Rock, me gusta el deporte, si me hubiera dedicado al deporte me hubiera encantado algún deporte extremo, acróbata, ciclista o velocista, cualquiera, me gusta la fotografía creo que tengo talento para ello y siempre que veo algo que me agrada le tomo una foto cuando menos con mi celular. Me gusta socializar, andar de fiesta en fiesta, pero lo hago sólo cuando tengo tiempo. Y muchas cosas más.