Elementos y Fases del proceso de Organización

Elementos que componen a una organización

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos: 

• Grupo humano.
• Recursos.
• Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son:

• La división del trabajo.
• El proceso de dirección.
• La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano.

Los elementos mencionados interactúan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados".

Con estos conceptos, podemos definir a la organización como:

"Un sistema social integrado por personas y grupos que interactúan con recursos y desarrollan actividades (para ir cumpliendo metas), porque tienen fines y objetivos por alcanzar".

En la siguiente imagen se muestra los elementos que componen la organización

Fases del proceso de Organización

• División del Trabajo Es la separación y delimitación de las actividades , con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo , dando lugar a la especialización y el perfeccionamiento en el trabajo. División del trabajo Para dividir el trabajo es Jerarquización necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas Departamentalización Descripción de funciones , actividades y obligaciones.
  
  
• Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por un ordende rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La Jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen ente sin con precisión.
  
  
• Departamentalización La división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades con base en su similitud. 

1. Listar todas las funciones de la empresa
2. Clasificarlas
3. Agrupar según orden jerárquico
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y de las funciones involucradas.

  Se aplican de acuerdo con la situación especifica de cada empresa. Los mas usuales son los siguientes:

- Funcional, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia personal. Es común en la empresas industriales.

- Por productos, es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos.La Departamentalización se hace en un producto o grupo de productos relacionados entre si.

- Geográfico o Por Territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades realizan actividades por sectores alejados físicamente y cuando el tramo de operaciones y personal supervisado es muy extenso y esta disperso en áreas muy grandes.

- Clientes, consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores . Por lo general se aplica en empresascomerciales, principalmente en almacenes y en determinadosmercados.

- Por procesos o equipo. El proceso o equipo puede servir de base para crear unidades departamentales sobre todo si presenta ventajas económicas ,de eficiencia, ahorro de tiempo ,ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo .Un claro ejemplo es la división de una planta automotriz por que cadauna de las etapas como : fundición , ensamble pintura , tapizado , tienesu propio departamento.

- Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza en niveles intermedios einferiores .Es necesario por razones técnicas o económicas , si seaplica este tipo de departamentalización es necesario hacerlo porsecuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.

• Descripción de funciones , actividades y obligaciones. Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Esta es la ultima etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades. 

• Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Cuando se realizan adecuadamente las funciones administrativas y se da la debida atención a sus interrelaciones, el resultado es una combinación de esfuerzos bien integrados y balanceados de un grupo de trabajo. 

Gráficamente quedaría de esta manera:

Bibliografías:

http://www.lawebdelemprendedor.com.ar/organizaciones/70-elementos-org.html

http://www.slideshare.net/JeffFloresFerrer/etapas-de-la-organizacion